Le principe de fonctionnement des fournitures de bureau métalliques repose essentiellement sur les propriétés physiques et mécaniques des matériaux métalliques. Grâce à la conception structurelle et à la technologie de traitement, ils remplissent les fonctions de support, de portance, de stockage et de protection dans le cadre d'une utilisation bureautique. Les matériaux métalliques eux-mêmes possèdent une résistance, une rigidité et une stabilité élevées, ce qui les rend moins sujets à une déformation importante sous contrainte. Cette caractéristique leur permet de supporter le poids de documents, d'équipements ou d'articles de bureau pendant de longues périodes tout en préservant la fiabilité de la structure globale.
Pour réaliser ces fonctions, les fournitures de bureau en métal sont souvent conçues en incorporant des principes structurels mécaniques pour améliorer l'aspect pratique et l'efficacité opérationnelle. Les glissières de tiroir utilisent des structures à friction coulissante et à rouleaux pour obtenir une ouverture et une fermeture en douceur ; les cadres de bureau pliants en métal permettent de passer du dépliage au pliage grâce à l'équilibre mécanique des charnières et des tiges de support ; les outils de bureau en métal tels que les agrafeuses amplifient les petites forces de la main grâce à un effet de levier pour pénétrer et sécuriser le papier. Ces conceptions utilisent essentiellement la transmission et la conversion de la force pour rendre les opérations de bureau plus simples et plus efficaces.